Возможно, вы уже начали планировать новогодний корпоратив или только решаете, с чего начать организацию лучшей вечеринки года. В любом случае, наш чеклист поможет вам избежать лишних тревог и волнений и предусмотреть любые отклонения от намеченного плана.
Основы
Планировать лучше начинать задолго до вечеринки, недель за шесть—восемь. Вы успеете продумать все детали, выбрать оптимального кейтера, предусмотреть любые нестыковки и избежать стресса. Главные задачи перед вами должны стоять такие:
- Самое очевидное: выбор даты и времени вечеринки. Планируйте не конкретный день, а небольшой диапазон с приоритетной датой. Когда начнете выбирать место проведения и кейтеринговую компанию, у вас будет возможность для вариаций;
- Установите бюджет мероприятия и количество приглашенных. Вечеринка может быть устроена исключительно для работников, или же вы можете позволить привести каждому одного гостя или объединить не только коллег, но и клиентов. Часто бюджет меньше желаемой величины, а количество планируемых гостей — чуть больше. В любом случае, эти две исходные цифры будут основополагающими, а с креативным мышлением и помощью «Кейтери» можно добиться блестящих результатов;
- Забронируйте место проведения корпоратива и закажите еду на Catery.ru. Помните, что на загородные коттеджи и банкетные залы спрос перед Новым Годом довольно высок. И если ваша вечеринка планируется вне офиса, начинайте поиск подходящей локации, как только будут ясны дата, бюджет и количество участников. Что касается лучших кейтеринговых компаний, они как горячие пирожки на морозе — нарасхват. Поэтому определитесь с формой кейтеринга и, воспользовавшись нашими подсказками по расчету количества еды на человека, торопитесь делать заказ. Запланируйте «окно» между временем доставки и временем начала ужина. Вы успеете красиво накрыть столы и предотвратите непредвиденные задержки;
- Окончательно определитесь с тематикой мероприятия. Разумеется, стиль вечеринки может быть установлен в самом начале: праздничный ужин в офисе, бал-маскарад или тематическая вечеринка с фуршетом. Но с учетом всех согласований (бюджета, кейтера, локации), он может видоизмениться или поменяться. Воспользуйтесь нашей подборкой самых нестандартных тем новогоднего корпоратива, которые сделают ваш праздник незабываемым.
Детали
Когда все основы определены и согласованы, можно переходить к проработке деталей. Делайте это за три—четыре недели до дня «Икс». О чем важно не забыть? Вот основные пункты:
- Проработайте сценарий вечеринки. Исходя из бюджета, определитесь, понадобится ли вам фотограф, видеооператор, DJ, живая музыка, артисты других жанров, и наймите их незамедлительно. Выстраивайте ивент, отталкиваясь от времени приглашения за стол — это самый важный момент вечеринки. Салаты и десерты должны быть свежайшими, горячее — почти обжигающим, мороженое — не растаявшим. Все остальное может варьироваться по времени;
- Определитесь с мебелью и декорациями. Дополнительные столы и стулья, скатерти и посуду часто можно арендовать у кейтеринговой компании. Не забудьте о декорациях, отражающих тему вашего праздника;
- Решите вопрос с алкоголем. Рассчитайте количество бокалов на каждого и закупите спиртное соответственно. Сытные угощения и развлекательная программа помогут значительно сократить бюджет на алкоголь. Наряду с крепкими, закажите и безалкогольные напитки;
- Изготовьте и разошлите приглашения. Если требуется, укажите дресс-код, ограничения по стоимости подарка для игр в «Тайного Санту» или «Белого слона», запросите обратную связь о решении приглашенных посетить мероприятие и возможных ограничениях в диете.
Последние штрихи
За полторы—две недели до мероприятия важно проконтролировать, как идет подготовка. Достаточно следовать нижеприведенным пунктам:
- Организуйте команду добровольцев с креативным мышлением и умелыми руками. Делегируйте задачи, создавайте декорации, пакуйте подарки, отслеживайте готовность артистов и поставщиков. Будьте готовы к возможным изменениям. Не волнуйтесь, у вас еще есть время для внесения корректив;
- Обязательно съездите на локацию, если до этого никогда там не были. Вам нужно иметь представление о размещении гостей, музыкальной составляющей, декора и столов;
- Соберите обратную связь. Если кто-то не ответил, продублируйте приглашения и попросите о срочном ответе. Располагая точным количеством гостей и сведениями об особенностях их диеты, дайте нам об этом знать.
Декорировать офис можно за день до мероприятия, в иных случаях — сделайте это перед тем, как прибудет необходимое оборудование и еда. Получайте удовольствие и веселитесь. Мы знаем, у вас всё получится!
